Guia do gestor: como delegar tarefas com excelência

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*Texto por mLearn, startup responsável pelo desenvolvimento de plataformas educacionais via mobile learning

Se tornar um grande líder é o desejo de muitos profissionais. Mas essa tarefa pode ser muito difícil, em virtude das inúmeras responsabilidades que esta posição traz consigo. No entanto, existem princípios que podem auxiliar gestores a desenvolverem suas competências profissionais e liderarem suas equipes de forma mais coesa e dinâmica.

Entre as principais habilidades que o líder “ideal” deve ter estão: honestidade, capacidade organizacional, dinamismo, proatividade, poder de concentração, confiança, boa comunicação, senso de humor apurado, comprometimento e, claro, ele deve saber delegar responsabilidades com eficiência.

Delegar significa transferir a autoridade e a responsabilidade de um membro da organização para outro. Normalmente, de um líder para um de seus liderados.

Observe os casos a seguir:

Jonas lidera uma equipe de vendas em uma grande empresa. No momento, Jonas está muito preocupado, pois entrará de férias e não sabe como as metas de vendas serão atingidas. Uma vez que ele não se encontrará na empresa por um mês, quem executará as tarefas de coordenação da equipe para que tudo saia como previsto?

Afonso também lidera uma equipe de vendas de uma importante empresa. No momento, Teles está planejando sua viagem de férias. Ele se ausentará por um mês, mas não se preocupa com as metas que deverão ser atingidas enquanto estiver fora, pois em sua equipe existem pessoas que irão substituí-lo com muita eficiência.

A diferença entre os dois casos está na habilidade de delegação de autoridade. Jonas corre o risco de não aproveitar bem as suas férias porque não acredita que haja alguém que possa desempenhar sua função, portanto vê dificuldades em delegá-la a outro membro da sua equipe.

Afonso sabe que não é insubstituível e que na sua equipe existem pessoas que poderão desempenhar a sua função e obter o mesmo sucesso. Portanto, poderá aproveitar melhor suas férias.

A delegação de autoridade é importantíssima na administração de uma empresa e é sempre recomendável pelos seguintes motivos: aumenta a criatividade e inovação a partir das contribuições dos colaboradores; aproveita o potencial e desenvolve aptidões específicas no liderado; oferece ao gestor tempo para execução de atividades mais importantes; aumenta o grau de iniciativa da equipe; motiva e serve como treinamento.

Neste artigo, vamos aprender a delegar tarefas com excelência.

O Papel do Gestor

Antes de começarmos a falar sobre delegação de tarefas de forma eficaz, precisamos mostrar o real papel do gestor dentro de uma organização. Afinal, ser gestor de uma equipe pode ser um grande desafio. Isso porque a função exige comprometimento, responsabilidade e cuidado.

Quando se fala sobre o papel do gestor é importante destacar seus princípios, tais como planejamento, organização, liderança e controle. Planejar é definir o futuro da empresa ou projeto, os recursos que serão utilizados, as pessoas que participarão do desenvolvimento do projeto e os caminhos para alcançar os objetivos. Esses são apenas alguns pilares de um gestor de sucesso.

Além disso, o gestor precisa conhecer tudo acerca do projeto para organizar o seu andamento, seja os recursos físicos, humanos e financeiros. A organização deve ser bem desempenhada para evitar contratempos durante a execução do projeto, como gastos excessivos ou não previstos.

Um dos grandes desafios do líder é conseguir gerenciar uma equipe de diferentes culturas, hábitos, personalidades e costumes trabalhando dentro do mesmo time. Além de administrar conflitos, o gestor ainda desenvolve o papel motivacional para sua equipe, e talvez esta seja a tarefa mais difícil dentre as atividades do gestor, pois pessoas diferentes sentem necessidades distintas, e suprir necessidades individuais não é nada fácil, pois a empresa tem políticas padronizadas, que buscam atender a maior proporção de colaboradores.

No processo de controle, por exemplo, o papel do gestor é averiguar se as atividades estão ocorrendo dentro da programação, se os resultados prévios estão dentro do esperado para o projeto, como prazos e custos. Exercendo o controle, o gestor, junto com sua equipe, pode identificar se as etapas do projeto estão sendo realizadas conforme planejado.

É muito importante que um bom gestor tenha conhecimento para dominar situações diversas e saiba desenvolver um bom projeto ou gerenciar uma equipe. E para desempenhar esse papel de múltiplas atividades, é necessário que o mesmo busque sempre pelo constante aperfeiçoamento. O gestor deve ter em mente que para se tornar excelente é preciso desenvolver habilidades técnicas, humanas e conceituais.

Habilidades do Gestor

Um gestor de sucesso precisa ter uma combinação de qualidades. A paixão pelo que faz, a participação e a organização são algumas delas. Tudo isso deve estar alinhado as habilidades técnicas que estão ligadas à execução do trabalho e ao domínio do conhecimento específico para executar o trabalho operacional.

Enquanto as habilidades humanas são necessárias para um bom relacionamento, as habilidades conceituais são voltadas aos gestores, aos acionistas, presidentes, CEO, pois mantêm a visão da organização como um todo, influenciando diretamente no direcionamento e na administração da empresa.

O desenvolvimento de habilidades é um processo longo e contínuo. O conhecimento atribuído às experiências adquiridas ao longo da vida ajudará o gestor na formação do profissional que deseja ser. O importante para ser um excelente gestor é gostar do que está fazendo e amar sua equipe. A dedicação e a disciplina são fatores de sucesso para obtenção de resultados. Fazer sempre as melhores escolhas possíveis também, pois, em todo projeto, ser o gestor é carregar a responsabilidade de sucesso do mesmo, da equipe e da organização como todo. E, mais do que tudo isso, ter satisfação do sucesso na obtenção dos objetivos.

Confira as habilidades que um gestor deve possuir:

Capacidade organizacional

Todo bom gestor é organizado. Mas sua organização é realizada de forma prática e funcional, não obsessiva.

É importante que todos os seus papéis, arquivos, notas fiscais e documentos estejam em ordem, de maneira que seja fácil encontrar algo específico sempre que necessário. Isto não apenas economiza tempo, mas facilita muito na hora que você precisa encontrar um documento, um arquivo ou um contrato específico.

Dinamismo

Esta é uma das qualidades mais importantes. Ela determina o tempo e o nível de dedicação que o gestor dará a uma tarefa específica. Ser dinâmico requer versatilidade, flexibilidade e destreza, pois isso significa que o gestor compreende a importância de administrar corretamente o seu tempo.

Ser um gestor excelente implica em jamais dedicar uma grande quantidade de tempo a tarefas menores ou até mesmo relativamente insignificantes. Lembre-se: é tão contra produtivo dispensar grande quantidade de tempo e energia em tarefas insignificantes quanto dispensar pouco tempo em tarefas complexas e necessárias. Dispensar a quantidade certa de empenho e dedicação a um determinado trabalho é elementar para o desenvolvimento de uma boa gestão.

Concentração

Esta é outra qualidade relativamente difícil de adquirir. Muitas vezes, em função de estar constantemente envolvido por uma grande quantidade de afazeres, muitos gestores se perdem em um enorme labirinto de compromissos, obrigações e deveres diariamente, o que os impede de concentrarem-se devidamente em tarefas específicas.

A necessidade de verificar e-mails e atender telefonemas, reuniões ou conferências, o que também será motivo de constantes interrupções, é um grande obstáculo na execução de tarefas meticulosas. Em virtude deste fato, a concentração pode ser uma das habilidades mais difíceis para qualquer gestor adquirir e dominar.

Recomenda-se que determinadas tarefas, aquelas que podem esperar, é claro, sejam revisitadas nas horas mais calmas do dia, no início da manhã, ou no final da tarde, períodos nos quais é mais difícil sofrer interrupções que irão prejudicar a concentração dedicada aos respectivos afazeres.

Delegar responsabilidades

Não são poucos os gestores que encontram grande dificuldade. Como muitos são inerentemente centralizadores, sentem-se relativamente inseguros em delegar tarefas, seja por não confiarem em suas capacidades profissionais ou por julgarem-nos inexperientes.

Não delegar responsabilidades ou tarefas menores é um comportamento muito prejudicial, pois faz muitas vezes com que um gestor acabe acumulando uma enorme quantidade de tarefas sobre si, o que o deixará invariavelmente extenuado e esgotado. Portanto, cercar-se de colaboradores capacitados, e confiar na capacidade de cada um deles para executar obrigações específicas é fundamental.

Todo gestor deve ter em mente que, quando ele tirar férias, ou se por acaso ficar doente, deve ter na empresa um ou mais indivíduos plenamente capacitados a substituí-lo, de maneira que a empresa não pare, tampouco venha a sofrer com problemas operacionais.

Não pular etapas

Este é um erro que raramente os gestores cometem. Mesmo assim, é fundamental enfatizá-lo, pois pular etapas, a menos que sejam, de fato, desnecessárias, pode comprometer de forma irreparável o sucesso de um determinado projeto. De maneira que em trabalhos de execução mais complexa, montar um diagrama ou um mapeamento de todas as tarefas necessárias é fundamental.

Assinalar o grau de prioridade de cada uma delas pode ser tão importante quanto, especialmente quando determinadas etapas, para serem executadas, irão depender invariavelmente da conclusão de etapas iniciais.

Evidentemente, ser um bom gestor envolve muitos mais do que estes cinco princípios. Mas é praticando estes com muito empenho e dedicação o gestor poderá começar a trilhar o caminho de uma gestão de excelência. Mas é aprimorando as suas qualidades, de forma gradual, porém constante, vencendo uma etapa de cada vez, que o sucesso se tornará cada vez mais real.

A Importância de Delegar Tarefas

Embora pareça fácil, o ato de delegar não é praticado por muitas pessoas devido a vários fatores. Vamos conhecê-los observando os depoimentos de alguns colaboradores da empresa X&Y.

Depoimento de Antônio: “O líder da minha equipe quer que eu faça todas as coisas exatamente da forma como ele faz. Isso me deixa muito chateado e irritado. Afinal das contas, cada um tem o seu jeito de realizar o trabalho, desde que não haja prejuízo para os resultados finais”.

Depoimento de Cláudio: “O líder da minha equipe não delega absolutamente nada. Ele é um tremendo centralizador. Tudo depende dele. Estou desmotivado e muito irritado. Ele está sempre querendo saber de detalhes que não são importantes e não desgruda do meu pé”.

Depoimento de Roberto: “O líder da minha equipe sempre tem que alterar o meu trabalho. Outro dia, numa carta que escrevi para um cliente, ele alterou “prezado” para “estimado” e “atenciosamente”, para “cordialmente”. Não aguento mais!!!. Ele não confia em mim!

Depoimento de Ana: ”Como é que eu posso aprender, se o líder da minha equipe não me dá a oportunidade de fazer? Me diga uma coisa: como vou provar que sou capaz se ele não deixa que eu faça o trabalho sozinha?

A liderança na empresa X&Y não está sendo levada a sério. Sem a habilidade de delegar, fica difícil exercer a liderança efetivamente.

Veja abaixo, os fatores que impedem que a delegação de autoridade aconteça.

• Acreditar que pode fazer tudo sozinho.
  • Falta de confiança na capacidade das pessoas.
  • Falta de visão administrativa.
  • Medo de perder o poder.
  • Medo de ficar ocioso ou se tornar dispensável.
  • Medo de errar na delegação.
  • Ser incapaz de comunicar-se com eficiência.

Por que Delegar?

Dentre tantas atividades desenvolvidas pelo gestor na sua rotina diária, talvez a delegação seja uma das que possibilite maior probabilidade em atingir melhores resultados, por proporcionar ao gestor tempo para focar-se nos aspectos de maior importância e pontos estratégicos de sua função, bem como, gerar maior comprometimento dos colaboradores com o trabalho, diante da percepção do desenvolvimento suas habilidades.

Delegar, além de permitir maior disponibilidade ao gestor, faz com que ele possa avaliar a potencialidade dos seus colaboradores. A delegação requer planejamento e dedicação, pois alguns aspectos geram insegurança e dificuldades que podem levar à resultados inadequados.

Designar uma atividade a um colaborador não é algo simples como muitas pessoas imaginam. Para garantir que a tarefa seja cumprida com eficiência e dentro do prazo, o líder deve conhecer as habilidades do funcionário e orientá-lo de modo claro para obter os melhores resultados e promover o desenvolvimento profissional de todos os membros da equipe.

Para liderar um time de alta performance, é necessário que o líder tenha em mente alguns pontos essenciais:

• Grandes resultados só são alcançados quando toda a equipe domina o trabalho. Por isso, capacitar os colaboradores é algo fundamental, que ajudará a cumprir compromissos e a lidar com os desafios no cotidiano da organização.
• Todas as informações devem ser expostas ao grupo de maneira clara. Cada liderado precisa estar ciente sobre o planejamento e a execução dos projetos, bem como sobre os recursos disponíveis e as metas e obrigações individuais e coletivas, para trabalhar com mais segurança e comprometimento.
• O diálogo é a chave de tudo e permite conhecer melhor os colaboradores. Cada pessoa possui pontos fortes e fracos. Um bom líder sabe trabalhar a confiança de seu liderado, a fim de que ele não se vanglorie demais de suas virtudes nem se amedronte diante dos desafios e fique desmotivado por conta das dificuldades. Vale ressaltar ainda que, mais do que saber conversar com as pessoas, quem assume um cargo de liderança precisa saber ouvir os profissionais para oferecer a melhor orientação e seguir o caminho mais adequado.

Confira 7 vantagens de delegar:

1. Libera tempo para o gestor poder gerenciar, isto é, planejar, organizar, acompanhar, supervisionar, controlar resultados e inovar.
   2. Diminui a pressão e carga de trabalho.
   3. Desenvolve colaboradores, dando-lhes oportunidade para expandir suas habilidades.
   4. Cria um clima de trabalho motivador apropriado ao crescimento pessoal e profissional dos colaboradores e do próprio gestor.
   5. Fornece padrões de desempenho uma vez que a avaliação dos indivíduos passa a ser feita em função dos resultados alcançados.
   6. Aumenta os resultados porque as pessoas passam a utilizar o tempo de forma a atingir as metas da empresa onde trabalham.
   7. Aumenta o desenvolvimento organizacional encorajando cada colaborador a utilizar o seu potencial ao máximo.

Como Delegar Tarefas com Excelência

Quando a delegação é planejada pelo gestor, aumenta sua capacidade de influência sobre sua equipe para assumir responsabilidades, minimizando riscos e potencializando os resultados. Abaixo, confira alguns passos para uma delegação de autoridade:

1º passo – Liste todas as suas atividades e verifique quais podem ou devem ser delegadas.
2º passo – Identifique se existe alguém no seu departamento que pode executar a tarefa. Primeiro verifique se tem alguém com experiência e/ou já treinado. Se não houver, estude a possibilidade de treinar.
3º passo – Mantenha um contato com quem receberá a delegação.

Além de seguir estes passos, deve-se tomar alguns cuidados no momento de delegar autoridade:

• Estaja seguro de querer e poder delegar, antes de fazê-lo.
  • Não delegue em função apenas do apreço pessoal e sim, da competência.
  • Seja tolerante com pequenos erros que podem surgir na fase inicial da delegação.
  • Não delegue exclusivamente por não ter conseguido realizar a tarefa em tempo hábil.
  • É necessário vencer a tendência de só repassar as atribuições enfadonhas e rotineiras. Delegar para todos os colaboradores, para não sobrecarregar somente os mais experientes. Definir adequadamente os prazos de início e término da tarefa e o grau de autoridade.

Seguindo essas dicas e tomando estes cuidados, um líder não encontrará problemas no momento de delegar.

O que é Empoderamento e como aplicá-lo em sua Empresa?

Empowerment é uma ação da gestão estratégica que visa o melhor aproveitamento do capital humano nas organizações através da delegação de poder. Devemos entender este poder como sendo o resultado do compartilhamento de informações fundamentais sobre o negócio e seus projetos, da delegação de autonomia para a tomada de decisões, e da participação ativa dos colaboradores na gestão do negócio, assumindo responsabilidades e liderança de forma compartilhada.

A prática do empowerment é fundamental para libertar a empresa do vício da centralização das decisões, que a torna lenta e burocrática. Com esta atitude a empresa descentraliza suas decisões e estabelece um estilo de gestão extremamente mais participativa, dando maior autonomia a seus colaboradores. As vantagens são maior motivação, maior satisfação das pessoas, maior agilidade e flexibilidade, portanto, maior potencial de competitividade.

Para aplicar o empowerment dentro da organização é necessário:

1. Um profundo compartilhamento das informações com todos os envolvidos. A informação é fundamental para a correta tomada de decisões.
2. A abertura para uma real autonomia, dando às pessoas não somente as informações, mas o apoio e a liberdade necessária para agirem. É preciso confiar nestes profissionais e incentivá-los a liderar os processos em que estão envolvidos, e sob os quais assumiram responsabilidades. Uma cultura punitiva impede a autonomia; erros devem ser corrigidos, não punidos.
3. A redução dos níveis hierárquicos e da burocracia que tornam as empresas lentas e rígidas. A prática de empowerment aumenta exponencialmente as condições, para que todos possam atingir alta performance e buscar continuamente a excelência.

Esta prática desperta o que há de melhor nas pessoas e estimula o aparecimento e a formação de novos líderes. Na ausência de empowerment, o comprometimento nunca será máximo, as equipes jamais atingirão alta performance e a liderança jamais será efetiva.

O Papel do Gestor no Treinamento de Vendas

Os treinamentos são métodos eficientes para se gerar confiança em equipe de vendas. Eles são responsáveis por gerarem oportunidades para a equipe aprender, crescer e desenvolver-se.

Existem diversos tipos de capacitações e as soluções mobile voltadas para treinamento estão ganhando cada vez mais espaço nas organizações. Com a correria do dia a dia, muitas pessoas não têm tempo de fazer cursos presenciais, e as plataformas mobile estão ajudando os usuários a aprenderem o que desejam de modo mais rápido. Como a informação é disponibilizada no aplicativo através da internet podendo ser acessada a qualquer hora e de qualquer lugar, o m-learning é também um grande propulsor da difusão do conhecimento e da democratização do saber.

A mLearn, por exemplo, é focada em aprendizagem móvel que possibilita instituições educacionais e empresas a entrega de programas educacionais via smartphones, usando gamification e ferramentas de aprendizagem social. A startup já capacitou mais de cinco milhões de pessoas com cursos rápidos nas quatro operadoras do país, e conta com um sistema de distribuição de cursos prontos direcionados para áreas diversas.

A ferramenta possui diversas funcionalidades: cursos, provas, certificados, exercícios, socialização, notícias, entre outras. Um dos diferenciais é que a plataforma é integrada com as redes sociais e o aprendiz participa de um jogo onde tudo o que ele faz é avaliado e pontuado, e a medida que ele estuda ganha pontos, medalhas e vai mudando de nível.

Conclusão

No contexto organizacional, dirigir significa liderar, ser capaz de comunicar-se de forma clara e objetiva, motivar os colaboradores e acompanhá-los no que for necessário para que desempenhem suas atividades da melhor forma possível, sempre seguindo os objetivos do departamento e da empresa. Esta é uma figura que serve de orientação para que os demais colaboradores sigam desenvolvendo o trabalho da maneira mais proveitosa possível, sempre evoluindo como profissionais e seres humanos.

Ao executar essa função de forma satisfatória, o gestor provém celeridade aos processos da empresa, suscita a confiança dos superiores e de seus colaboradores, evita o dispêndio desnecessário de tempo e dinheiro e ajuda a prever situações indesejadas, promovendo melhorias ao desempenho da empresa.