Em busca da comunicação perfeita:As dificuldades em transmitir e receber informações

Por: Taciana Bovo

Você sabe como é a comunicação na sua empresa? Há alguns anos essa questão vem sendo levantada no mundo corporativo. A informação precisa circular de forma clara e muitas vezes não é o que acontece.

Com a chegada da tecnologia digital – e a consequente ditadura do e-mail -  junto às novas tendências do mercado de trabalho, surgiu a necessidade de aprimorar a comunicação escrita. Mas o mesmo pode ser dito da comunicação oral.

O burro sou eu

A experiência mostra que existe hoje uma grande dificuldade dos executivos em transmitir exatamente o que se deseja, seja ao escrever um simples e-mail solicitando algo, ou no momento de fazer um relatório. 

Um dos erros que cometemos é achar que quem nos ouve tem obrigação de entender o que estamos dizendo. Por causa dessa crença equivocada, nos sentimos isentos da responsabilidade em transmitir a mensagem de forma clara. Domingo Alzugaray, fundador da Editora Três, e um dos nossos maiores editores de revistas, diz sempre que: “Quando dou uma instrução e não sou entendido, o burro sou eu”.

Esse estado de coisas não é privilégio do Brasil. Até na culta Europa os erros ortográficos são muito mais comuns do que se imagina. Algumas empresas até oferecem cursos de gramática e palestras para os colaboradores em diversos cargos para auxiliá-los na escrita e a desenvolver melhor os relatórios. Nos Estados Unidos, empresas investem bilhões de dólares para que seus funcionários aprimorem o próprio idioma e evitem gafes.

Concisão e clareza

Mas afinal, qual é a dificuldade em se escrever de forma correta e clara? Em primeiro lugar, a língua portuguesa é um idioma complexo e a falta desse domínio pode comprometer tanto a imagem profissional quanto a sua qualidade de trabalho. Para exemplificar bem esse problema, assista ao vídeo: 

Para facilitar nessa tarefa, existem algumas dicas bem simples que podem ajudar a desenvolver textos simples porém concisos, bem como auxiliar na fluência da comunicação oral. Se sentir que é o caso, seguindo os passos abaixo você conseguirá se comunicar muito melhor no ambiente de trabalho:

- Procure ser breve e claro ao expor as suas ideias: evite complicar com ideias demasiado abstratas e confusas e, nos textos, cuidado com as abreviações;

- Atenção quanto à escolha das palavras: procure evitar palavras rebuscadas que possam tirar a atenção de quem lê seu texto. Nosso português é uma língua que possui várias oitavas (vulgar, familiar, literária, etc) e, com frequência, uma palavra de uso corrente na literatura não fica bem na linguagem corrente do dia-a-dia;

- Utilize um dicionário de sinônimos: Se você não possui um vocabulário muito extenso, vale a pena ter entre seus favoritos no computador um dicionário desses. O site: http://www.sinonimos.com.br/ pode ser de grande ajuda para desenvolver seu texto sem ser cansativo;

- Chame a atenção dos leitores no início e no fim do seu texto ou discurso: Isso não significa que o desenvolvimento do seu texto seja uma porcaria, mas nada chama mais a atenção dos leitores ou dos ouvintes do que um bom primeiro parágrafo. Não à toa na redação de textos jornalísticos atribui-se tanta importância ao “lead”, o parágrafo inicial do texto, que deve ser sempre muito claro e muito forte. No entanto, ter um bom início e fazer um desenvolvimento satisfatório não vão ajudar você se a sua conclusão for péssima. Lembre-se: o seu texto e a sua fala não devem ser uma decepção;

- Não perca a lógica das sentenças: Evite períodos longos com muitas informações para não ficar confuso. A melhor dica para esses casos é manter uma ideia por sentença. Outro ponto ao qual você deve estar atento é a linguagem utilizada. Se você iniciou um texto com linguagem formal, permaneça nela até o fim;

- Leia em voz alta: Fazendo isso você consegue observar pontuação e repetições de palavras.

Quando se cria a cultura da comunicação, a probabilidade em falhar é mínima, exatamente porque as pessoas se sentem mais envolvidas e livres para contribuir com o progresso da empresa da qual fazem parte. Isso significa ter colaboradores mais empenhados e atentos ao receber ou enviar qualquer informação que tenha que transmitir.